Cara menggunakan Microsoft Forms 365 untuk membuat survei kepuasan

admin

0 Comment

Link

Pernahkah Anda merasa seperti sedang berbicara dengan tembok? Maksud saya, Anda sudah mencoba memberikan masukan, komplain, atau bahkan pujian, tapi seolah-olah suara Anda lenyap begitu saja, tidak didengar, apalagi ditindaklanjuti.

Rasanya dongkol, ya kan? Nah, sekarang coba bayangkan dari sisi sebaliknya: sebagai seorang pebisnis, seorang manajer, atau bahkan sekadar individu yang ingin tahu opini orang lain.

Seberapa sering Anda bertanya-tanya, “Pelanggan saya ini sebenarnya puas nggak sih?” Atau, “Apa yang bisa saya perbaiki dari layanan ini?”

Bisa jadi, ada banyak bisikan dan harapan dari mereka yang selama ini terlewatkan. Padahal, menurut data dari Zendesk, lebih dari 80% konsumen akan beralih ke kompetitor setelah satu pengalaman buruk saja.

Gila, kan? Itu artinya, setiap umpan balik, setiap keluhan, atau bahkan sekadar senyuman dari pelanggan adalah harta karun yang tak ternilai harganya. Tapi masalahnya, bagaimana cara menggali harta karun itu dengan mudah, efisien, dan tanpa ribet?

Dulu, kita mungkin membayangkan survei kepuasan itu sebagai tumpukan kertas kuesioner yang harus diisi manual, lalu dihitung satu per satu pakai kalkulator jadul. Atau mungkin pakai aplikasi mahal yang butuh pelatihan berhari-hari.

Duh, kebayang betapa PR-nya itu!

Tapi tenang saja, teman-teman. Di era digital yang serba cepat ini, ada satu alat super power yang bisa jadi sahabat terbaik Anda: Microsoft Forms 365.

Ya, benar sekali! Kita akan membahas tuntas cara menggunakan Microsoft Forms 365 untuk membuat survei kepuasan yang bukan cuma efektif, tapi juga menyenangkan untuk dibuat dan diisi.

Ini bukan cuma tentang teknologi canggih, tapi bagaimana kita bisa membangun jembatan komunikasi yang kuat dengan orang-orang yang paling penting bagi bisnis atau proyek kita. Siap menyelami dunia Forms yang penuh keajaiban ini? Yuk, langsung saja kita bedah!

Mengapa Kepuasan Pelanggan itu Penting (dan Survei adalah Kuncinya!)

Coba bayangkan Anda sedang berlayar di lautan lepas tanpa kompas, tanpa peta, dan tanpa tahu arah angin. Kira-kira bakal sampai tujuan nggak? Mungkin sih, tapi kemungkinan besar malah tersesat atau nabrak karang, kan?

Nah, bisnis tanpa feedback pelanggan itu ibarat berlayar tanpa kompas. Kita mungkin berpikir produk kita sudah paling top, layanan kita sudah paling juara. Tapi, apakah itu benar-benar sejalan dengan harapan dan pengalaman pelanggan?

Survei kepuasan pelanggan itu adalah kompas kita. Itu adalah cara terbaik untuk mendengarkan langsung dari mereka yang paling tahu: para pelanggan kita sendiri.

Mendengarkan mereka bukan hanya tentang memperbaiki kekurangan, tapi juga mengidentifikasi kelebihan yang bisa kita perkuat, bahkan menemukan peluang baru yang tak terpikirkan sebelumnya. Ingat, pelanggan yang bahagia itu adalah duta merek terbaik Anda!

Mengenal Microsoft Forms 365: Sang Penolong

Mungkin ada yang bertanya, “Microsoft Forms itu apa sih? Ribet nggak pakainya?” Santai saja! Kalau Anda sudah familiar dengan Word, Excel, atau PowerPoint, maka Forms ini akan terasa seperti anggota keluarga baru yang sangat ramah.

Microsoft Forms adalah bagian dari ekosistem Microsoft 365 yang dirancang khusus untuk membuat kuesioner, polling, dan survei dengan sangat mudah. Ini seperti punya asisten pribadi yang siap merancang formulir canggih dalam hitungan menit.

Dulu, saya pernah coba bikin survei pakai cara lama. Bikin di Word, print, sebar ke teman-teman, terus pas ngumpulin datanya? Astaga, itu butuh berjam-jam untuk entry data manual. Salah sedikit, berantakan semua!

Dengan Forms, semua kerumitan itu lenyap. Data langsung terkumpul rapi, bahkan otomatis dianalisis dan ditampilkan dalam bentuk grafik yang cantik. Benar-benar seperti sulap!

See also  spesifikasi drone untuk pengawasan hutan

Langkah-Langkah Ajaib: Cara Menggunakan Microsoft Forms 365 untuk Membuat Survei Kepuasan

Tampilan antarmuka Microsoft Forms 365 saat membuat survei kepuasan

Oke, sekarang kita masuk ke bagian intinya. Siap-siap, karena prosesnya semudah membalik telapak tangan!

1. Akses dan Mulai Proyek Baru

Pertama, pastikan Anda punya akun Microsoft 365. Lalu, buka browser dan kunjungi office.com.

Setelah login, cari ikon “Forms” di daftar aplikasi (biasanya ada di bagian kiri atau bisa ditemukan di “Semua Aplikasi”). Klik saja ikon itu.

Nanti akan muncul pilihan “Formulir Baru” atau “Kuis Baru”. Karena kita mau bikin survei kepuasan, tentu saja pilih “Formulir Baru”, ya.

Berikan judul yang menarik dan deskripsi singkat untuk survei Anda. Misalnya, “Survei Kepuasan Pelanggan Setia Kita” atau “Bantu Kami Lebih Baik: Feedback Pelayanan [Nama Perusahaan]”. Ini penting agar responden tahu mereka mengisi apa.

2. Merangkai Pertanyaan yang Jitu

Ini bagian paling seru! Klik “Tambah baru” untuk mulai menambahkan pertanyaan.

Microsoft Forms menyediakan beragam tipe pertanyaan, seperti:

  • Pilihan Ganda (Choice): Cocok untuk pertanyaan dengan pilihan jawaban tetap, misalnya skala kepuasan (Sangat Puas, Puas, Cukup, Tidak Puas).
  • Teks (Text): Untuk jawaban bebas yang lebih mendalam, misalnya “Apa saran Anda untuk kami?”
  • Peringkat (Rating): Ini favorit saya! Responden bisa memberikan bintang (1-5 atau 1-10) untuk menilai suatu aspek. Sangat visual dan intuitif.
  • Tanggal (Date): Jika Anda perlu menanyakan tanggal spesifik.
  • Likert: Untuk mengukur seberapa setuju responden terhadap serangkaian pernyataan.
  • Net Promoter Score (NPS): Ini tipe pertanyaan standar industri untuk mengukur loyalitas pelanggan. Sangat direkomendasikan untuk survei kepuasan!

Tips penting: Buat pertanyaan yang jelas, singkat, dan tidak bias. Hindari pertanyaan “jebakan betmen” yang mengarahkan jawaban.

Misalnya, daripada bertanya “Apakah Anda sangat puas dengan layanan kami yang luar biasa?”, lebih baik tanyakan “Seberapa puaskah Anda dengan layanan kami?”. Biarkan responden jujur.

Jangan lupa centang “Wajib” (Required) untuk pertanyaan yang memang harus dijawab. Ini memastikan Anda mendapatkan semua data penting.

Contoh pertanyaan yang bisa Anda gunakan untuk survei kepuasan:

  1. Seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan layanan kami kepada teman atau kolega? (Skala 0-10) (Tipe NPS)
  2. Bagaimana penilaian Anda secara keseluruhan terhadap pengalaman Anda dengan [Nama Perusahaan/Layanan]? (Peringkat Bintang)
  3. Aspek apa yang paling Anda sukai dari layanan kami? (Tipe Teks)
  4. Aspek apa yang menurut Anda perlu kami tingkatkan? (Tipe Teks)
  5. Apakah petugas kami ramah dan membantu? (Ya/Tidak/Cukup) (Tipe Pilihan Ganda)

3. Sentuhan Estetika dan Pengaturan Lanjut

Survei itu seperti rumah, teman-teman. Kalau tampilannya berantakan, orang malas masuk. Di Forms, Anda bisa mempercantik survei Anda dengan tema atau gambar latar belakang yang sesuai.

Klik “Tema” di bagian atas. Ada banyak pilihan desain menarik yang sudah disediakan. Anda juga bisa mengunggah gambar sendiri kalau mau lebih personal.

Selanjutnya, jangan lupakan “Pengaturan” (Settings). Di sini, Anda bisa mengontrol beberapa hal penting:

  • Siapa yang bisa mengisi survei (misalnya, hanya orang di organisasi Anda atau siapa saja dengan tautan).
  • Opsi jawaban anonim, jika Anda ingin menjaga privasi responden.
  • Tanggal mulai dan berakhirnya survei.
  • Mengacak urutan pertanyaan untuk menghindari bias.
  • Pesan terima kasih yang akan muncul setelah responden selesai mengisi.

Luangkan waktu di bagian ini. Pengaturan yang tepat bisa meningkatkan respons dan kualitas data yang Anda dapatkan.

4. Sebarkan Survei dan Kumpulkan Harta Karun Feedback

Survei sudah jadi, cantik, dan siap tempur! Sekarang saatnya menyebarkannya.

See also  Cara mengubah orientasi halaman spesifik di Word 365

Klik tombol “Kumpulkan respons” atau “Bagikan” di kanan atas. Anda akan melihat beberapa opsi:

  • Tautan (Link): Ini yang paling umum. Salin tautannya dan sebarkan melalui email, WhatsApp, media sosial, atau di website Anda.
  • Kode QR (QR Code): Sangat praktis! Responden tinggal scan dengan ponsel mereka. Cocok untuk ditaruh di poster atau kemasan produk.
  • Sematkan (Embed): Jika Anda punya website atau blog, Anda bisa menyematkan formulir ini langsung di halaman web Anda.
  • Email: Kirim langsung melalui email.

Ingat, semakin mudah orang mengakses survei Anda, semakin banyak respons yang akan Anda dapatkan. Jangan lupa sertakan ajakan yang menarik untuk mengisi survei, misalnya, “Suara Anda Penting Bagi Kami!” atau “Bantu Kami Jadi Lebih Baik!”

5. Analisis Hasil: Mengubah Data Menjadi Strategi Emas

Setelah survei disebar dan respons mulai masuk, Forms akan secara otomatis mengumpulkan dan menampilkan hasilnya di tab “Respons”.

Anda akan melihat grafik dan diagram yang interaktif untuk setiap pertanyaan. Ini sangat membantu untuk melihat gambaran umum data dengan cepat.

Misalnya, Anda bisa langsung melihat persentase responden yang sangat puas, rata-rata rating bintang, atau bahkan awan kata (word cloud) dari jawaban teks yang paling sering muncul.

Jika Anda butuh analisis lebih dalam, Forms juga memungkinkan Anda untuk “Buka di Excel”. Semua data akan terekspor rapi ke spreadsheet Excel, siap untuk diolah lebih lanjut dengan pivot table, filter, atau rumus-rumus canggih lainnya.

Ingat, data itu cuma angka kalau tidak ditindaklanjuti. Ini ibarat dokter yang sudah mendiagnosis penyakit, tapi tidak memberikan resep. Feedback adalah resep untuk perbaikan!

Tips Tambahan untuk Survei yang Lebih Efektif

Supaya survei kepuasan Anda makin nendang, ini ada beberapa tips tambahan dari saya:

Pertama, jangan bikin survei terlalu panjang! Orang zaman sekarang itu sibuk. Survei yang terlalu banyak pertanyaan bisa bikin responden bosan dan akhirnya tidak selesai mengisi. Usahakan maksimal 5-10 menit pengisian.

Kedua, kalau memungkinkan, tawarkan insentif. Sebuah voucher diskon kecil, peluang memenangkan hadiah, atau akses ke konten eksklusif bisa jadi motivasi besar bagi responden untuk mengisi survei Anda.

Ketiga, sebelum menyebar survei ke khalayak luas, coba dulu ke beberapa teman atau kolega terdekat. Minta mereka memberikan feedback tentang pertanyaan, alur, dan tampilannya. Ini bisa membantu Anda menemukan “bug” sebelum survei resmi diluncurkan.

Keempat, dan ini paling penting: Tindak Lanjuti! Kalau Anda sudah capek-capek mengumpulkan feedback, jangan biarkan itu mengendap begitu saja. Gunakan wawasan dari survei untuk membuat perubahan nyata.

Lalu, beritahu pelanggan Anda bahwa Anda sudah mendengar mereka! Misalnya, “Terima kasih atas masukannya! Berkat saran Anda, kami kini telah…”. Ini membangun kepercayaan dan loyalitas yang luar biasa.

Kesimpulan

Jadi, teman-teman, tidak ada lagi alasan untuk tidak mendengarkan pelanggan Anda. Dengan cara menggunakan Microsoft Forms 365 untuk membuat survei kepuasan, proses pengumpulan feedback yang dulu terasa rumit kini menjadi sangat mudah, cepat, dan efisien.

Ini bukan cuma sekadar alat, tapi jembatan yang menghubungkan Anda dengan suara-suara berharga dari mereka yang paling penting bagi kesuksesan Anda. Ingat, pelanggan yang merasa didengar adalah pelanggan yang setia.

Mereka akan menjadi pendukung setia, bahkan mempromosikan Anda secara gratis. Jadi, tunggu apa lagi? Mari kita mulai gali harta karun feedback itu dengan Microsoft Forms 365 dan bawa bisnis atau proyek Anda ke level berikutnya!

Share:

Related Post