Pernah nggak sih ngerasa tenggelam dalam lautan email setiap hari? Rasanya baru saja menutup inbox, eh sudah ada puluhan email baru yang menumpuk. Mungkin kamu merasa kayak seorang kapten kapal yang terus-menerus mengarungi badai email tanpa henti, membalas satu per satu, memindahkan, menandai, dan rasanya nggak ada habisnya.
Kebayang nggak berapa banyak klik dan waktu yang terbuang hanya untuk hal-hal repetitif itu? Menurut sebuah studi dari McKinsey Global Institute, rata-rata karyawan menghabiskan sekitar 28% dari waktu kerja mereka hanya untuk mengelola email. Itu setara dengan lebih dari dua jam sehari!
Dua jam sehari, lho! Kalau dikalikan seminggu, sudah berapa jam tuh? Ini bukan cuma soal lelah jari telunjuk karena kebanyakan nge-klik, tapi juga soal energi mental yang terkuras. Pikiran kita jadi terpecah belah, fokus susah didapat, dan ujung-ujungnya produktivitas jeblok.
Saya sendiri pernah merasakan fase itu. Rasanya kayak dikejar-kejar deadline email yang nggak ada habisnya. Pagi-pagi buka Outlook, sudah disambut 50 email baru. Malam mau tidur, ada notifikasi email lagi. Capek kan?
Mungkin kamu berpikir, “Ah, sudah nasib, ini konsekuensi kerja di era digital.” Tapi, bagaimana kalau saya bilang ada “jalan pintas” ajaib di Outlook 365 yang bisa jadi penyelamat hidup kamu? Semacam asisten pribadi yang siap siaga, melakukan tugas-tugas repetitif hanya dengan satu kali klik?
Nah, kalau kamu pakai Outlook 365, kamu beruntung banget! Ada satu fitur keren yang sering diabaikan tapi punya potensi besar untuk revolusi caramu berinteraksi dengan email. Namanya Quick Steps.
Serius, fitur ini bisa mengubah cara kamu bekerja, mengurangi jumlah klik yang nggak perlu, dan mengembalikan waktu berhargamu. Daripada sibuk “ngulik” email satu per satu, mendingan waktu itu dipakai untuk mikirin strategi atau brainstorming ide-ide gila yang lebih menghasilkan, kan?
Jadi, kalau kamu sudah siap untuk bilang selamat tinggal pada email yang berantakan dan menyambut efisiensi layaknya seorang pro, teruskan membaca. Kita akan bedah tuntas cara menggunakan fitur Quick Steps di Outlook 365 untuk efisiensi. Siap-siap terkejut betapa mudahnya hidup bisa jadi lebih teratur!
Apa Sih Quick Steps Itu? Kenalan Dulu, Yuk!
Bayangkan begini: kamu punya tumpukan baju kotor. Biasanya kamu harus memasukkannya ke mesin cuci, menambahkan deterjen, memilih mode, lalu menekan tombol start. Quick Steps itu seperti punya tombol ajaib yang, dengan sekali tekan, semua proses itu langsung berjalan otomatis. Keren, kan?
Secara sederhana, Quick Steps adalah pintasan satu klik yang melakukan beberapa tindakan sekaligus pada email. Alih-alih melakukan tiga, empat, atau bahkan lima klik untuk menyelesaikan satu tugas, kamu cukup satu klik saja.
Ini seperti makro kecil yang bisa kamu sesuaikan sendiri. Misalnya, kamu sering memindahkan email dari bos ke folder “Urgent”, lalu menandainya sudah dibaca, dan kemudian memberikan bendera “Follow Up”. Nah, dengan Quick Steps, semua itu bisa kamu lakukan dalam satu kali klik!
Outlook sudah menyediakan beberapa Quick Steps bawaan yang bisa langsung kamu pakai, seperti “Move to Folder” atau “To Manager”. Tapi, kekuatan sebenarnya dari fitur ini adalah kemampuannya untuk dikustomisasi sesuai kebutuhan kerjamu.
Kenapa Harus Pusing-Pusing Pakai Quick Steps? Ini Manfaatnya!
Mungkin kamu mikir, “Ah, cuma beberapa klik doang, nggak seberapa bedanya.” Eits, jangan salah! Beberapa klik itu, kalau diulang puluhan kali sehari, dalam seminggu, sebulan, setahun, bisa jadi jam-jam berharga yang terbuang percuma.
Ini dia beberapa alasan kenapa Quick Steps ini wajib banget kamu kuasai:
- Hemat Waktu Secara Drastis: Ini sudah jelas, kan? Dengan mengurangi klik, kamu memangkas waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas repetitif. Waktu yang tadinya terbuang bisa dialokasikan untuk pekerjaan yang lebih strategis.
- Mengurangi Beban Mental: Nggak perlu lagi mikir, “Ini email harus diapakan ya?” atau “Tadi sudah dipindahkan ke mana?” Semua otomatis, otakmu jadi lebih plong.
- Konsistensi dalam Pengelolaan Email: Dengan Quick Steps, setiap email yang masuk ke folder tertentu atau direspon dengan cara tertentu akan selalu konsisten. Nggak ada lagi email yang nyasar atau lupa direspon.
- Meningkatkan Produktivitas: Saat kamu nggak perlu lagi buang-buang waktu di inbox, kamu bisa fokus ke tugas-tugas inti. Otomatis, produktivitas melonjak.
- Anti-Stres: Jujur saja, inbox yang berantakan itu bisa memicu stres, lho. Dengan Quick Steps, kamu bisa menjaga inbox tetap rapi dan terkendali, sehingga kerja pun jadi lebih nyaman.
Jadi, inti dari cara menggunakan fitur Quick Steps di Outlook 365 untuk efisiensi ini bukan cuma soal kecepatan, tapi juga soal ketenangan pikiran. Bayangkan hidupmu tanpa pusing tujuh keliling mikirin email!
Cara Menggunakan Fitur Quick Steps di Outlook 365 untuk Efisiensi: Langkah Demi Langkah Membuat Hidup Lebih Mudah
Sekarang, saatnya masuk ke bagian yang paling ditunggu-tunggu: bagaimana cara membuat Quick Steps ini sendiri? Jangan khawatir, ini nggak butuh skill coding atau otak jenius, kok. Dijamin gampang banget!
Langkah 1: Menemukan Quick Steps di Outlook Anda
Pertama, buka aplikasi Outlook 365 kamu. Lihat ke bagian atas, di tab “Home” (Beranda). Kamu akan menemukan grup “Quick Steps”. Di sana ada beberapa Quick Steps bawaan.
Untuk membuat yang baru atau melihat semua opsi, klik panah kecil di sudut kanan bawah grup “Quick Steps” atau klik “Create New” (Buat Baru) jika tersedia.
Langkah 2: Membuat Quick Step Pertama Anda (Nggak Serumit Kelihatannya!)
Setelah mengklik opsi untuk membuat Quick Step baru, akan muncul jendela “Edit Quick Step”. Di sinilah keajaiban dimulai!
- Berikan Nama Quick Step Anda: Ini penting banget biar kamu nggak bingung nanti. Beri nama yang deskriptif, misalnya “Pindahkan ke Proyek A & Tandai Sudah Dibaca” atau “Balas & Arsip”.
- Pilih Aksi (Choose an Action): Nah, ini dia intinya. Klik “Add Action” (Tambahkan Tindakan). Kamu akan melihat daftar panjang tindakan yang bisa kamu pilih. Ini bisa berupa:
- Memindahkan email ke folder tertentu (Move to Folder).
- Menandai email sudah dibaca atau belum dibaca (Mark as Read/Unread).
- Membalas email (Reply).
- Meneruskan email (Forward).
- Membuat rapat dari email (Create a Meeting with Attachment).
- Memberi kategori (Categorize).
- Dan masih banyak lagi!
- Tambahkan Aksi Lain (Opsional): Jika kamu ingin Quick Step ini melakukan lebih dari satu tindakan (misalnya, memindahkan DAN menandai sudah dibaca), klik “Add Action” lagi dan pilih tindakan berikutnya. Kamu bisa menambahkan beberapa tindakan sekaligus.
- Pilih Shortcut Keyboard (Opsional tapi Direkomendasikan!): Untuk efisiensi maksimal, kamu bisa menetapkan kombinasi tombol keyboard untuk Quick Step ini. Ini akan membuat kamu jadi jagoan keyboard Outlook. Misalnya, Ctrl+Shift+1.
- Tambahkan Tooltip Text (Opsional): Ini adalah teks yang akan muncul saat kamu mengarahkan kursor ke Quick Step di pita. Sangat berguna untuk mengingatkan diri sendiri apa yang dilakukan Quick Step itu.
- Klik “Finish” (Selesai): Voila! Quick Step pertamamu sudah jadi dan siap digunakan.
Contoh paling umum adalah membuat Quick Step untuk memindahkan email ke folder proyek tertentu dan langsung menandainya sudah dibaca. Ini sangat membantu bagi yang punya banyak folder proyek!
Langkah 3: Mengedit dan Mengelola Quick Steps Anda
Nggak perlu khawatir kalau ternyata Quick Step yang kamu buat kurang pas. Kamu bisa kok mengeditnya kapan saja. Tinggal klik panah kecil di grup “Quick Steps” di tab “Home”, lalu pilih “Manage Quick Steps” (Kelola Quick Steps).
Dari sana, kamu bisa mengedit, menduplikasi, menghapus, atau mengubah urutan Quick Steps kamu. Pokoknya, kendali penuh ada di tanganmu!
Ide Brilian untuk Quick Steps yang Bisa Langsung Anda Tiru!
Supaya kamu langsung punya gambaran, ini beberapa ide Quick Steps yang bisa sangat membantu dalam pekerjaan sehari-hari:
- “Move to Project X & Mark as Read”: Email dari tim proyek X? Langsung pindah dan tandai sudah dibaca. Beres!
- “Reply & Archive”: Setelah membalas email penting, langsung arsipkan. Inbox jadi selalu bersih!
- “Forward to Team & Flag”: Ada email yang perlu diketahui seluruh tim? Langsung teruskan dan berikan bendera untuk mengingatkan diri sendiri follow up.
- “Create Meeting from Email & Delete”: Email ajakan meeting? Langsung buat undangan meeting di kalender dan hapus email aslinya.
- “Categorize & Follow Up”: Beri kategori warna tertentu pada email (misalnya, merah untuk “Urgent”) dan tambahkan bendera follow up untuk besok.
Coba deh pikirkan, tugas email apa yang paling sering kamu lakukan berulang-ulang? Itulah kandidat terbaik untuk Quick Steps!
Tips dan Trik Tambahan: Mengoptimalkan Quick Steps Anda Hingga Batas Maksimal!
Setelah tahu cara menggunakan fitur Quick Steps di Outlook 365 untuk efisiensi, saatnya kita gaspol efisiensinya!
- Gunakan Pintasan Keyboard: Ini kunci utama. Biasakan diri dengan pintasan keyboard yang sudah kamu atur. Awalnya mungkin terasa canggung, tapi setelah beberapa kali, jari kamu akan hapal sendiri. Ini jauh lebih cepat daripada mengarahkan mouse.
- Gabungkan Beberapa Aksi Logis: Jangan ragu untuk menggabungkan dua atau tiga aksi yang memang sering kamu lakukan secara berurutan. Misalnya, “Pindah ke folder ‘Finance’, Tandai sudah dibaca, lalu Balas dengan template ‘Diterima'”.
- Manfaatkan Template Balasan: Quick Steps bisa juga diatur untuk membalas email dengan template tertentu. Ini sangat berguna untuk email-email yang balasannya sering sama, seperti konfirmasi penerimaan atau info standar.
- Bersihkan Quick Steps yang Tidak Terpakai: Seiring waktu, mungkin ada Quick Steps yang tidak lagi relevan. Jangan ragu untuk menghapusnya agar daftar Quick Steps kamu tetap rapi dan mudah diakses.
- Coba Kombinasikan dengan Rules: Untuk email yang masuk dari pengirim tertentu atau dengan subjek tertentu, kamu bisa menggunakan “Rules” (Aturan) di Outlook untuk mengotomatiskan tindakan awal, lalu menggunakan Quick Steps untuk tindakan lanjutan yang lebih kompleks atau personal.
Tahukah kamu, sebuah penelitian internal Microsoft menemukan bahwa pengguna yang memanfaatkan fitur otomatisasi seperti Quick Steps bisa menghemat rata-rata 30 menit per hari? Itu bukan cuma angka, lho. Itu waktu yang bisa kamu pakai untuk belajar skill baru, istirahat sejenak, atau bahkan sekadar minum kopi tanpa buru-buru.
Intinya, Quick Steps ini seperti pisau tentara Swiss untuk emailmu. Dia bisa melakukan banyak hal, asalkan kamu tahu cara menggunakannya dengan benar.
Kesimpulan: Jadikan Outlook Sekutumu, Bukan Musuhmu!
Oke, kita sudah bahas tuntas cara menggunakan fitur Quick Steps di Outlook 365 untuk efisiensi. Dari sekadar memahami apa itu Quick Steps, kenapa penting, sampai langkah-langkah detail untuk membuatnya, dan bahkan ide-ide brilian untuk kamu terapkan.
Email itu bukan sekadar alat komunikasi; dia bisa jadi monster yang menyita waktu dan energimu kalau nggak dikelola dengan baik. Tapi, dengan Quick Steps, kamu punya kekuatan untuk menjinakkannya, bahkan mengubahnya jadi sekutu terbaikmu dalam mencapai produktivitas maksimal.
Jangan biarkan dirimu tenggelam dalam email lagi. Mulailah eksplorasi Quick Steps hari ini juga. Pilih satu atau dua tugas email repetitif yang paling sering kamu lakukan, buat Quick Steps-nya, dan rasakan perbedaannya. Saya jamin, kamu akan terkejut betapa banyak waktu dan energi yang bisa kamu hemat.
Mulai sekarang, setiap klikmu di Outlook akan lebih berarti. Selamat mencoba dan selamat menikmati hidup yang lebih efisien!